ABSTRAK

Kementerian Luar Negeri RI (Kemlu) menghadapi permasalahan terkait tidak tercapainya beberapa target kinerja organisasi selama 2 tahun terakhir yang disebabkan oleh akar permasalahan tingginya tingkat mutasi pegawai. Menurut literatur dan banyak penelitian di bidang teknologi informasi, Knowledge Management System (KMS) adalah salah satu solusi bagi organisasi untuk tetap mampu mencapai kinerja yang tinggi walaupun menghadapi permasalahan tingginya tingkat mutasi pegawai. Salah seorang pegawai level menengah di Kemlu pernah mencoba melakukan penerapan KMS namun gagal karena kendala keterbatasan waktu pegawai saat harus memasukkan (capture) pengetahuannya ke KMS. Penerapan KMS memang memiliki tingkat kegagalan yang tinggi karena penerapannya memerlukan dukungan banyak faktor baik dari sisi teknis maupun non teknis. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mengurangi tingkat kegagalan penerapan KMS adalah dengan melakukan analisis tingkat kesiapan penerapan Knowledge Management (KM Readiness) terlebih dahulu. Oleh karena itu penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat KM Readiness Kemlu. Analisis tingkat KM Readiness Kemlu dilakukan menggunakan metode kuantitatif melalui penyebaran kuesioner kepada sampel pegawai Kemlu yang kemudian diolah menggunakan metode statistik deskriptif. Hasil analisis menunjukkan bahwa dengan mengacu pada 5 level KM Readiness, tingkat kesiapan penerapan KM di Kemlu secara umum berada pada level 4 (receptive) dengan beberapa indikator berada sedikit diatas level 3 (ready) dan beberapa lainnya sudah berada pada level 5 (optimal). Hal tersebut menunjukkan bahwa secara umum Kemlu siap untuk menerapkan Knowledge Management (KM). Namun hal itu seolah menjadi paradoks karena penerapan KMS sebelumnya pernah gagal. Berdasarkan analisis lanjutan terhadap literatur dan penelitian KM yang ada, penulis menduga bahwa penyebab kegagalan tersebut adalah karena penerapan KMS sebelumnya tidak menggunakan best practice strategi penerapan dan proses perancangan KMS. Hal tersebut menjadi hasil tambahan dari penelitian ini bahwa agar penerapan KMS lebih berhasil, selain perlu melakukan analisis tingkat KM Readiness juga perlu menggunakan best practice strategi penerapan dan proses perancangan KMS. Selanjutnya sebagai pelengkap hasil analisis, penulis membuat 9 buah rekomendasi yang dapat dilakukan untuk lebih mematangkan persiapan penerapan KMS di Kemlu. Salah satu poin rekomendasi yang penting dan dapat menjadi penelitian lanjutan berdasarkan kasus yang terjadi di Kemlu adalah perlunya desain KMS yang memiliki fitur knowledge capture yang efisien, mudah, dan interaktif.